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Wo liegt der Unterschied zwischen ECM und DMS?

Wo liegt der Unterschied zwischen ECM und DMS?

30. Mai 2016

Document Management System oder kurz DMS und Enterprise Content Management oder kurz ECM, das sind zwei Systeme, die auf den ersten Blick die gleichen Aufgaben erfüllen. Auf den zweiten Blick gibt es einige Unterschiede, aber auch Überschneidungen. Wo liegen diese Unterschiede und wo die Gemeinsamkeiten zwischen den beiden Systemen und wie können sie zusammen von Nutzen sein?

Ein Informationsmanagement aufbauen

DMS und ECM dienen beide dem Informationsmanagement in einem Unternehmen, das zum Beispiel die Arbeit in der Buchhaltung vereinfachen will. Mit den beiden Systemen werden die richtigen Geschäftsstrategien aufgebaut und die Mitarbeiter haben einfachen und schnellen Zugriff auf alle relevanten Informationen. Alle wichtigen Informationen können dank der beiden Systeme zentral abgerufen und genutzt werden, das kann jedoch nur dann passieren, wenn die beiden Managementsysteme perfekt miteinander kommunizieren können. Selbst wenn es Unterschiede gibt, nur zusammen sind DMS und ECM für ein Unternehmen wirklich von Nutzen, denn sie haben Schnittstellen und ergänzen sich in vielen Bereichen. Während die meisten Unternehmen und Firmen im angelsächsischen Sprachraum schon seit einigen Jahren mit ECM und DMS arbeiten, gewinnen die beiden Systeme in Deutschland nur langsam an Akzeptanz.

Was ist ein ECM?

Wenn man es vereinfacht ausdrücken möchte, dann ist ECM ein Managementsystem, das alle wichtigen Bereiche eines Unternehmens verwaltet. Das System erfasst, speichert, bewahrt und verwaltet alle wichtigen Dokumente und stellt sie dann ganz nach Bedarf bereit. Das Ziel dieses besonderen Systems ist es immer, ein einheitliches Bild zu geben und alles, was schnell gebraucht wird, ebenso schnell zur Verfügung zu stellen. Zwar kann ein ECM auch alleine genutzt werden, effektiver ist es aber zusammen mit einem DMS, denn nur dann kann alles, was an Unterlagen und Dokumenten für ein Unternehmen wichtig ist, optimal genutzt werden.

Was leistet ein DMS?

Auch das DMS verwaltet Daten und Dokumente, es erstellt und bearbeitet sie, es kann für eine übersichtliche Archivierung sorgen und nach Bedarf Dokumente auch suchen. Das Ziel dieses Systems ist es, eine Verkürzung der Durchlaufzeiten zu erreichen und so den Mitarbeitern eines Unternehmens Dokumente schneller bereit zu stellen und sie mit den nötigen Informationen zu versorgen. Ein DMS System ist daher nur für die Verwaltung von Dokumenten innerhalb eines Unternehmens zuständig.

Nur schwer zu trennen

In der praktischen Arbeit eines Unternehmens sind DMS und ECM nur schwer voneinander zu trennen, denn nur gemeinsam kann mit diesen beiden Systemen ein komplettes Management für Dokumente aufgebaut werden. Im Grunde ergänzen sich DMS und ECM, denn wenn es zum Beispiel um automatische Workflows geht, dann ist das nur mit einem ECM System möglich, das wiederum ein Teil des Document Management Systems ist. Vereinfacht ausgedrückt bietet ein DMS System alle erforderlichen Technologien, Methoden und auch Werkzeuge, um Dokumente zu erfassen, sie zu verarbeiten, bereit zu stellen, zu speichern und sie dann zu archivieren. Diese Prozesse werden dann mit dem ECM strategisch ausgewertet und wieder zur Verfügung gestellt. DMS und ECM begleiten praktisch ein Dokument auf seinem „Lebensweg“ von der Erstellung bis zu seiner Vernichtung, und beide Systeme sind für moderne Unternehmen von heute unverzichtbar geworden.